Wstęp

Tworzenie archiwum zakładowego to kluczowy element organizacji dokumentacji w każdej firmie i instytucji. Odpowiednie wyposażenie go w regały magazynowe to nie tylko kwestia porządku, ale także efektywności i bezpieczeństwa przechowywania akt. Idealnym rozwiązaniem są regały RML.A1 i RML.A2 firmy Met Baj, które łączą trwałość, funkcjonalność i ergonomię. Jak zaplanować i przygotować przestrzeń na te regały? Oto kompletny poradnik!

1. Analiza potrzeb i przestrzeni

Pierwszym krokiem jest określenie ilości i rodzaju dokumentów, które będą przechowywane w archiwum. Należy uwzględnić:

  • Liczbę dokumentów oraz ich objętość,
  • Rodzaj nośników (papier, segregatory, pudła archiwizacyjne),
  • Czas przechowywania (dokumenty bieżące vs. archiwalne).

Pomieszczenie powinno być dobrze wentylowane, suche oraz zabezpieczone przed wilgocią i gryzoniami. Warto również sprawdzić nośność podłogi, aby uniknąć problemów z obciążeniem regałów.

Na co zwrócić uwagę przy mierzeniu pomieszczenia?

Przed zakupem regałów należy dokładnie wymierzyć pomieszczenie, aby maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń. Kluczowe aspekty to:

  • Wysokość pomieszczenia – aby zapewnić wygodny dostęp do najwyższych półek,
  • Szerokość i długość ścian – aby dopasować regały i uniknąć niepotrzebnych przerw,
  • Lokalizacja drzwi i okien – regały nie powinny blokować dostępu do nich,
  • Umiejscowienie gniazdek elektrycznych i instalacji – aby uniknąć problemów z dostępem do zasilania lub wentylacji.

Dodatkowo, należy zadbać o odpowiednie miejsce na dostawę i montaż regałów. Pomieszczenie archiwum powinno znajdować się w miejscu, które umożliwia łatwy transport elementów regałów oraz zapewnia wystarczająco dużo przestrzeni dla ekipy montażowej. Wąskie korytarze, niskie sufity czy ograniczone wejścia mogą utrudnić instalację i użytkowanie regałów.

2. Wybór regałów magazynowych RML.A1 i RML.A2

Firma Met Baj oferuje wysokiej jakości regały magazynowe RML.A1 i RML.A2, które doskonale sprawdzą się w archiwum zakładowym. Oto ich kluczowe cechy:

a) Regał RML.A1

  • Stacjonarny model – stabilna konstrukcja wykonana z blachy o grubości 2 mm,
  • Profil konstrukcji – kątownik 35×35 mm perforowany co 30 mm,
  • Półki – wykonane z blachy o grubości 0,8 mm z zagięciem 35 mm,
  • Ograniczniki boczne i tylne, zabezpieczające dokumenty przed wypadnięciem,
  • Malowanie proszkowe – kolor popielaty RAL 7035, odporny na uszkodzenia i korozję.

b) Regał RML.A2

  • Model z zabudowanymi ścianami – boczne i tylne ściany wykonane z blachy 0,8 mm,
  • Stabilna konstrukcja – kątownik 35×35 mm, perforowany co 30 mm,
  • Półki – wykonane z blachy o grubości 0,8 mm z zagięciem 35 mm,
  • Malowanie proszkowe – kolor popielaty RAL 7035, zapewniający estetykę i trwałość.

3. Optymalne rozmieszczenie regałów w archiwum

Aby zapewnić ergonomiczne i efektywne wykorzystanie przestrzeni:

  • Zachowaj odpowiednie odstępy – minimum 90 cm między rzędami regałów dla swobodnego dostępu,
  • Planuj strefy dostępu – najczęściej używane dokumenty umieść bliżej wejścia,
  • Oznakuj regały – ułatwi to szybkie odnalezienie potrzebnych akt.

4. Bezpieczeństwo i organizacja dokumentów

Dobrze zorganizowane archiwum to nie tylko regały, ale także system zabezpieczeń:

  • Odpowiednie oznaczenie dokumentacji i prowadzenie rejestru,
  • Zabezpieczenia przeciwpożarowe – gaśnice, czujniki dymu,
  • Monitoring dostępu – system alarmowy lub kontrola dostępu.

5. Montaż regałów – samodzielnie czy z pomocą specjalistów?

Montaż regałów RML.A1 i RML.A2 można wykonać samodzielnie, jednak w przypadku większego archiwum warto skorzystać z usług profesjonalnych firm montażowych. Precyzyjne ustawienie oraz odpowiednie mocowanie regałów zwiększa ich stabilność i bezpieczeństwo użytkowania.

Podsumowanie

Przygotowanie archiwum zakładowego pod regały magazynowe RML.A1 i RML.A2 firmy Met Baj to kluczowy etap organizacji dokumentacji. Analiza potrzeb, wybór odpowiednich regałów, ich ergonomiczne rozmieszczenie i dbałość o bezpieczeństwo to fundamenty skutecznego zarządzania archiwum. Dobrze zaplanowane archiwum to gwarancja łatwego dostępu do dokumentów i ich trwałości na lata!

Czy planujesz modernizację swojego archiwum? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci dobrać idealne rozwiązania!