Archiwizacja dokumentów to istotny element funkcjonowania wielu firm, urzędów i instytucji. Aby zapewnić bezpieczeństwo przechowywanym dokumentom, pomieszczenie archiwum musi spełniać określone wymagania. Jako producent regałów Met Baj, specjalizujemy się w projektowaniu rozwiązań dostosowanych do różnych potrzeb archiwizacyjnych. Poniżej przedstawiamy kluczowe wymagania, jakie powinno spełniać pomieszczenie przeznaczone na archiwum.

1. Lokalizacja i konstrukcja pomieszczenia

  • Stabilna konstrukcja budynku: Pomieszczenie archiwalne powinno znajdować się w budynku o stabilnej konstrukcji, odpornym na wstrząsy i osiadanie gruntu.
  • Bezpieczna lokalizacja: Zaleca się, aby archiwum nie było zlokalizowane w piwnicach (ze względu na ryzyko zalania) ani na najwyższych kondygnacjach (narażonych na uszkodzenia dachowe).
  • Ochrona przed wilgocią i zalaniem: W przypadku umiejscowienia archiwum na parterze lub niskim piętrze warto zainwestować w dodatkowe zabezpieczenia, takie jak izolacja przeciwwilgociowa.

2. Kontrola warunków klimatycznych

  • Wilgotność i temperatura: Idealna wilgotność względna w archiwum powinna wynosić od 45% do 60%, a zróbtemperatura oscylować w granicach 16–20 °C. Skrajne warunki mogą prowadzić do uszkodzeń dokumentów.
  • Wentylacja i klimatyzacja: System wentylacji powinien zapewniać stałą wymianę powietrza, co zapobiega rozwojowi pleśni i grzybów.
  • Czujniki klimatyczne: Warto zainstalować urządzenia monitorujące temperaturę i wilgotność, aby natychmiast reagować na niepożądane zmiany.

3. Ochrona przeciwpożarowa

  • Materiały niepalne: Ścianki, sufity i podłogi powinny być wykonane z materiałów odpornych na ogień.
  • Systemy gaśnicze: Zaleca się stosowanie systemów gaszenia mgłą wodną lub gazem, które minimalizują ryzyko uszkodzenia dokumentów podczas akcji gaśniczej.
  • Czujniki dymu: Wczesne wykrycie pożaru może zapobiec poważnym stratom, dlatego montaż czujników dymu jest kluczowy.

4. Organizacja przestrzeni

  • Profesjonalne regały: W Met Baj oferujemy regały metalowe, które zapewniają stabilność, trwałość i łatwość organizacji dokumentów.
  • Nośność podłogi: Podłoga w pomieszczeniu powinna wytrzymywać duże obciążenia, jakie generują regały wypełnione dokumentami.
  • Ergonomia: Przestrzeń między regałami powinna umożliwiać swobodny dostęp do dokumentów oraz ich bezpieczne przemieszczanie.

5. Bezpieczeństwo dokumentów

  • Kontrola dostępu: Archiwum powinno być wyposażone w systemy kontroli dostępu, takie jak zamki elektroniczne czy monitoring wideo.
  • System alarmowy: Instalacja alarmów przeciwwłamaniowych zabezpieczy dokumenty przed nieuprawnionym dostępem.

6. Utrzymanie porządku

  • Oznaczenia i indeksacja: Regały powinny być wyposażone w etykiety i systemy oznaczeń, co ułatwi szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów.
  • System zarządzania archiwum: Wdrożenie dedykowanego oprogramowania do zarządzania dokumentami może znaczną poprawić efektywność pracy.

Dlaczego warto wybrać regały Met Baj?

Nasze regały metalowe to synonim jakości i niezawodności. Projektujemy je z myślą o różnych wymaganiach archiwizacyjnych, dostosowując rozwiązania do specyfiki przechowywanych dokumentów. Oferujemy modele statyczne i jezdne, które pozwalają na maksymalne wykorzystanie przestrzeni.

Zapraszamy do kontaktu, aby poznać nasze rozwiązania i dopasować je do swoich potrzeb. Razem zadbamy o bezpieczeństwo i porządek w Twoim archiwum!