W strukturze jednostek organizacyjnych znajduje się specjalna komórka, która zajmuje się przechowywaniem materiałów niepotrzebnych już do bieżącej działalności. Jeżeli ustalono, że dokumenty mają być objęte nadzorem archiwum państwowego i tym samym uzyskują one status materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A), to taka komórka nazywana jest Archiwum Zakładowym.

Wybierz dogodną lokalizacje oraz sprawdź stan lokalu pod archiwum zakładowe.

Podstawową kwestią jest to, że lokal pod archiwum musi być umiejscowiony na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym.

Nie można go umieszczać na strychu oraz górnych piętrach, które są pozbawione izolacji od dachu. Wynika to zarówno ze względu na problemy z ewakuacją, jak i ewentualne przeciekanie dachu podczas intensywnych opadów deszczu, mogące też skutkować powstaniem grzybów i pleśni.

Optymalne jest ulokowanie archiwum na parterze lub piętrze budynku, przy ówczesnym sprawdzeniu wytrzymałości stropów. Nie jest również zalecane organizowanie takiej przestrzeni w piwnicy, choć jest to możliwe jeżeli jest sucha, odpowiednio wentylowana i nie posiada rur grzewczych czy wodno-kanalizacyjnych.

Pomieszczenia przeznaczone do trzymania dokumentacji powinny być suche, prawidłowo oświetlone, równomiernie ogrzewane (ogrzewaniem centralnym) i posiadać sprawną wentylację oraz instalację elektryczną. W przypadku archiwów, w których często dokonywane są udostępnienia dokumentów na miejscu, zalecane jest również pomieszczenie pełniące funkcję czytelni. 

Zadbaj o odpowiednie zabezpieczenia lokalu.

W kontekście ochrony przed pożarem wymagany jest system alarmu przeciwpożarowego, podręczny sprzęt do ochrony oraz automatyczny lub ręczny system gaszenia ognia.

Drzwi powinny być ogniotrwałe lub przynajmniej obite obustronnie blachą. Ważna jest też ochrona przed włamaniem. W związku z tym, pod tym kątem muszą być zabezpieczone zarówno drzwi, jak i okna. W przypadku tych drugich często stosuje się dodatkową barierę w postaci krat.

Zalecany jest także alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring. Istotne jest też ograniczenie ilości światła w pomieszczeniu – w przypadku zbyt dużego poziomu stosuje się zaciemnienia szyb. Także sztuczne światło w archiwum musi być oparte o świetlówki z ograniczoną emisją promieniowania. 

Zadbaj o odpowiednie wyposażenie, aby zabezpieczyć dokumenty.

Najważniejszych elementem wyposażenia archiwum są regały przeznaczone do przechowywania dokumentów. Najlepiej jeżeli będą to meble metalowe, a w przypadku drewnianych muszą one posiadać właściwości gwarantujące ograniczony rozwój drobnoustrojów oraz co najważniejsze bezpieczeństwo przeciwpożarowe względem przechowywanych materiałów. Dlatego najczęściej wykorzystuje się regały metalowe, występujące w wariancie stacjonarnym lub przesuwnym (jezdnym).

W kontekście tych drugich konieczny jest też hamulec bezpieczeństwa, ograniczający ich przesuwanie się podczas użytkowania. Idealnym rozwiązaniem są regały metalowe do archiwum z oferty firmy Met-Baj.

Archiwum zakładowe - regały Met-Baj
Regały do Archiwum zakładowego RML.A1
Regały do Archiwum zakładowego RML.A2

Regały mają być stabilne i wytrzymałe, najlepiej z pułapem minimum 100 kg na półkę. Meble powinny być pomalowane proszkowo, co zapewni niepalność powierzchni. Prześwit między półkami ma być dostosowany do formatu przechowywanych dokumentów tak, żeby pozostawiać kilkucentymetrowy zapas do kolejnej półki. Szerokość półek to zwykle 40 lub 80 cm.

Wysokość regałów jest sprawą uznaniową – większe umożliwiają przechowywanie większej ilości materiałów na metr kwadratowy, lecz są mniej wygodne w użytkowaniu, gdyż wymagają stosowania drabin lub schodów jezdnych. Regały numeruje się cyframi rzymskimi, natomiast półki arabskimi lub z wykorzystaniem innego, unikatowego oznaczenia.

Trzeba też pamiętać o sprzęcie gaśniczym, koniecznym ze względów przeciwpożarowych. Każdy lokal tego typu musi też posiadać urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza, ponieważ przechowywanie dokumentacji wymaga utrzymywania odpowiednich warunków klimatycznych.

Archiwum ma też posiadać stanowisko komputerowe (z dostępem do internetu) oraz drukarkę. Dodatkowo konieczne są druki i materiały biurowe potrzebne do wykonywania zadań archiwizacyjnych.

Należy też pamiętać o utrzymaniu należytej czystości. Do tego zaleca się odkurzacz z filtrem HEPA, którym powinno się czyścić dokumentację przynajmniej dwa razy w roku oraz inne akcesoria i środki czystości, w tym przeznaczone do czyszczenia papieru.