Jeśli jest jedna lekcja, jaką wszystkie firmy mogłyby wyciągnąć w związku z wydarzeniami poprzedniego roku, to brzmiałaby ona tak – prowadząc przedsiębiorstwo, trzeba być gotowym na podejmowanie szybkich działań.

Elastyczność jeszcze nigdy nie okazała się tak potrzebna w tak licznych branżach. Dlatego warto wiedzieć, jak zarządzać magazynem w tym szczególnym czasie i jakie rozwiązania wykorzystać, by być przygotowanym na dalsze zmiany.

Magazyn – pierwsza linia frontu

Ostatnie wydarzenia pokazały, że świat może się zmienić w mgnieniu oka. Wbrew pozorom to właśnie magazyny okazały się punktami, dzięki którym przedsiębiorstwa mogły działać dalej.

Jako kręgosłup handlu detalicznego i globalnego, miejsca do przechowywania towarów muszą jako pierwsze dostosowywać się do wszelkich poważnych zmian w krajobrazie biznesu, czy to wywołanych przez jakąś poważną innowację techniczną, czy przez nieprzewidziane siły zewnętrzne, takie jak pandemia.

W rezultacie krytyczne staje się, aby wyposażenie magazynów było w stanie nadążyć za tymi zmianami tak szybko, jak to możliwe, aby zapobiec wszelkim stratom i niepowodzeniom w łańcuchu dostaw.

Oto trzy wskazówki, które pomogą stworzyć takie miejsce i ograniczyć koszty.

1.Myślenie długoterminowe

Magazyny wydają się być bardziej reaktywne niż proaktywne, ponieważ przeważnie zarówno same pomieszczenia, jak i systemy do przechowywania, pozostają w niezamienionym stanie przez wiele lat.

Jednak jak nauczyły wydarzenia z roku 2020, planowanie dalszej drogi może się po prostu przydać.

Chociaż nikt nie był w stanie przewidzieć pandemii, nastąpiło wiele zmian, które z niej wynikały – a spora część z nich okazała się na tyle innowacyjna i potrzebna, że zostanie już zawsze uwzględniania przy projektowaniu magazynów.

Nie trzeba jednak czekać na tak krytyczny moment, by szukać nowych rozwiązań. Warto często dyskutować ze swoimi pracownikami, aby opracowywać plany 5-letnie dla swojej firmy i całej branży.

Warto zastanowić zarówno nad mniejszymi, jak i większymi kwestiami. Pierwsze z nich mogą dotyczyć np. wyposażenia. Czy metalowe regały przemysłowe w magazynie są wystarczające, jeśli ilość zamówień drastycznie wzrośnie? Czy zainwestowano w odpowiedni sprzęt do przenoszenia, by ułatwić zespołowi pracę? Drugie z kolei warto odnieść do całego przedsiębiorstwa.

Można zadać sobie np. takie pytania:

  • Jaka jest główna grupa klientów?
  • Czy w ciągu najbliższych pięciu lat ta baza odbiorców wzrośnie lub ulegnie znacznym zmianom demograficznym?
  • Czy jest coś, co można teraz zrobić, aby dostosować się do większego grona klientów?
  • Czy w firmie tworzone są raporty, które pomogą przewidzieć wzrost popularności niektórych produktów?

2. Optymalizacja zapasów

Wiele firm odczuło na własnej skórze, jak trudne może być przechowywanie niektórych potrzebnych produktów w magazynie, szczególnie w czasach niepewności rynkowej, zarówno pod względem ekonomicznym, jak i dostępności. W rezultacie okazało się, że zapasy muszą zawsze być precyzyjnie dostosowane i zoptymalizowane najlepiej jak to możliwe, na co wskazują poziomy sprzedaży oraz opinie klientów i dostawców.

Warto skoncentrować się bardziej na korzystaniu z dobrze zorganizowanych regałów magazynowych (w tym wszelkich półek metalowych i drucianych) i przechowywać na nich najpopularniejsze towary, którymi zajmuje się dany sklep.

W niepewnych czasach zasypywanie klientów premierami nowych produktów może nie być najlepszym rozwiązaniem. Mniej znane towary w wielu przypadkach po prostu zajmują miejsce w zasobach, które faktycznie generują zyski i są tym, czego chcą klienci.

3. Jasne komunikaty

Niewiele rzeczy może rozwiązać problemy magazynowe szybciej niż otwarta, przejrzysta komunikacja ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Chociaż nigdy nie jest łatwo być zwiastunem złych wiadomości, odrobina przejrzystości może znacznie przyczynić się do utrzymania dobrych relacji z klientami i dostawcami.

Jeśli produkt ma przybyć z opóźnieniem lub jest wyprzedany, trzeba powiadomić o tym swoich klientów i sprawnie przetwarzać zwroty. Nawet jeśli nie można rozwiązać problemu od razu, to niejednokrotnie jasne komunikaty wystarczą, by zarówno klienci, jak i partnerzy biznesowi, byli świadomi tego, co się dzieje i byli skłoni poczekać trochę dłużej na swoje zamówienie.